Käesolev privaatsuspoliitika annab ülevaate, milliseid isikuandmeid HR Agency OÜ (edaspidi “HR Agency”) kogub, ning mis eesmärkidel neid andmeid kasutatakse ja kuidas kaitstakse klientide ja kandideerijate ja koostööpartnerite isikuandmeid.
HR Agency kasutab partnerettevõtetele (tööandjad) töötajate leidmiseks tasulisi ja tasuta andmebaase (cvkeskus.ee, cv.ee, tootukassa.ee, kandideeri.ee) ning salvestab inimeste isikuandmeid personalitarkvarasse. Isikuandmete töötlemise eesmärkideks on sobitada kokku õige profiiliga tööotsija ning tööandja ning talletada informatsiooni kandidaatide ning nendega maha peetud suhtluse kohta. HR Agency äriline huvi on partnerettevõtetele sobilike töötajate leidmine ning sellega raha teenimine. Partnerettevõtete huvi on leida töötajaid: HR Agency aitab tööandjate huve realiseerida.
Mõisted
Vastutav töötleja: HR Agency OÜ, Rae vald, Laste tn 8/2, 75301.
Isikuandmed: Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust.
Üldteave
HR Agency jaoks on oluline kõikide meiega seotud osapoolte privaatsus. HR Agency teeb endast kõik oleneva, et need isikuandmed oleksid seadusega kooskõlas, ning et andmete töötlemisel oleks tagatud nende turvalisus.
HR Agency kogub ja salvestab isikuandmeid digitaalsel kujul.
Isikuandmete kogumine toimub värbamistarkvarasse, milles olevale informatsioonile on ligipääs ainult HR Agency volitatud isikutel.
Kandideerija on kohustatud tagama kandideerimisavalduses esitatavate andmete õigsuse ning kinnitab, et andmetes ei ole eksitavat teavet. Kandideerija vastutab kahju eest, mis on tekkinud HR Agencyle ja kolmandatele isikutele kandideerija poolt valede, ebatäpsete või puudulike andmete esitamisega.
Värbamisprotsessis võime ka tööle kandideerija kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest (sotsiaalmeediavõrgustikud, veebilehed ja avalikud registrid).
Isikuandmete töötlemise alused
Veebilehte kasutades annab kasutaja nõusoleku oma andmete töötlemiseks kooskõlas käesolevate privaatsustingimustega.
Isikuandmete kogumine avalikest allikatest ning nendega kontakteerumine tööpakkumise tegemise eesmärgil toimub õigustatud huvi alusel. Õigustatud huvi analüüsiga tutvumiseks saata sellekohane sooviavaldus e-posti aadressile info@hragency.ee.
HR Agency töötleb isikuandmeid andmesubjektiga sõlmitud lepingu alusel.
Isikuandmete töötlemise eesmärgid
Teenuse osutamiseks klientidele: värbamise, raporteerimise ja personalihaldusteenuse osutamine;
HR Agency teenuste osas digitaalselt info jagamiseks ja pakkumiste edastamiseks;
Isikuandmete töötlemine lisab andmesubjektile lisandväärtust. HR Agency värbajad teevad palju taustatööd, et selgitada välja vajalikud oskused ja omadused, et oma koostööpartneritele leida kõige õigemad töötajad. Nii tööandja kui ka töötaja rahulolu on HR Agency jaoks oluline, mistõttu on tavapäraselt andmesubjektid positiivselt meelestatud, kuna töö on just nende jaoks välja sorteeritud. Lisaks pakuvad HR Agency värbajad võimalust tööd alustada kohe, saada väljaõpe ning tööotsija ei kaota HR Agency-ga koostöös midagi. Andmesubjekt peab ainult avalikult näitama huvi töökoha vahetuse vastu ning kogu ülejäänud eeltöö teeb HR Agency tema eest.
Tänu andmete töötlemisele on HR Agencyl võimalik hoida ka silm peal potentsiaalsete kandidaatide ajalool: kui inimene ei ole tööst huvitatud, pannakse vastav märge tema juurde personalitarkvaras ning ükski värbaja ei võta temaga enam ühendust. Lisaks võib olla juhuseid, kus inimene soovib jääda andmebaasi, kui temale sobilik töökoht peaks otsingu avama.
Milliseid isikuandmeid töödeldakse?
HR Agency töötleb andmeid, mis on vajalikud teenuste edukaks esitamiseks. Andmete ulatus sõltub kasutatavatest teenustest.
Isikuandmed on saadud otse kandideerija käest juhul, kui ta kandideerib töökuulutusele, võtab HR Agencyga ühendust või kasutab HR Agency teenuseid.
HR Agency kogub isikuandmeid ka muudest allikatest, milleks võivad olla tööportaalide andmebaasid, tööagentuurid, kolmandad isikud, infosüsteemid, Google’i teenused või sotsiaalmeedia kanalid. Sellisel juhul annab HR Agency teada kogutud isikuandmetest andmesubjektile üldjuhul koheselt, kuid mitte hiljem kui 1 kuu.
Põhiandmed: nimi, sünniaeg, sugu, foto, isikukood, kodakondsus, keeleoskused, haridus, oskused ja töökogemus.
Kontaktandmed: telefoninumber, e-mail, Skype’i kasutajatunnus, postiaadress.
Kliendisuhte ja lepingu andmed: pangakonto number, varasemate ja kehtivate lepingute informatsioon, kliendisuhte informatsioon, dokumendi koopia.
Muu informatsioon, mis on kogutud teie nõusolekul: eelnev töökogemus, palgaootus, isiksusetesti tulemused, karistusregistri andmed, kaaskiri,
Kellele isikuandmeid avaldatakse?
HR Agency avalikustab isikuandmeid vastuvõtjatele, kes on on ettevõtte koostööpartnerid (ettevõtete personalijuhid, personalispetsialistid ning vastuvõtvad tiimijuhid).
HR Agency isikuandmete vastuvõtjateks on Ensto Ensek AS, Ensto Building Systems OÜ, Glamox AS ning Mainerplus OÜ, Inlook Color OÜ, Coats Eesti AS, Standard AS ja Optimera Estonia OÜ ning nende personalitöötajad.
HR Agency ei väljasta isikuandmeid teistele kolmandatele pooltele, välja arvatud privaatsuspoliitikas kirjeldatud juhtudel. HR Agencyl on õigus saata isikuandmeid kolmandatele isikutele sellest kandideerijat eelnevalt informeerides.
HR Agency edastab kehtiva lepinguga renditöötajatele automaatselt palgalehed töötaja e-maili aadressile.
Kuidas isikuandmed on kaitstud?
HR Agency kogub isikuandmeid värbamistarkvarasse. Juurdepääs isikuandmetele ja võimalus nende töötlemiseks on ainult selleks volitatud HR Agency isikutel. Kõikide kasutajate isikuandmeid käsitletakse konfidentsiaalse informatsioonina.
Kui kaua isikuandmeid säilitatakse?
HR Agency säilitab isikuandmeid õigustatud huvi alusel nii kaua, kuni see on eesmärgi täitmiseks vajalik. Isikuandmeid säilitatakse ka seni, kuni see on seadusest tulenevalt vajalik (kui andmete säilitamine on tehingust tuleneva nõude realiseerimiseks vajalik).
- Nõusolekuga kogutud isikuandmeid säilitatakse 5 aastat või kuni kasutaja avaldab soovi need kustutada.
- Raamatupidamislikud dokumendid säilitatakse 7 aastat.
- Kui andmesubjekt ei soovi meie poolt pakkumisi, säilitatakse tema nõusolekul Isikuandmed (nimi, telefoninumber, e-maili aadress) 1 aastaks.
- Kui andmesubjektiga ei õnnestu ühendust saada, kustutatakse isikuandmed otsingu lõppedes.
Isikuandmed, mis on kogutud konkreetse otsingu jooksul, aga kellega pole alustatud töösuhet, kustutatakse pärast otsingu lõppemist, kuid mitte hiljem kui 1 aasta pärast andmete sisestamist.
Õigus teie andmetele
Teil on õigus nõuda juurdepääsu HR Agency kaudu talletatud teie isiklikele isikuandmetele, nende muutmist või kustutamist. Teil on samuti õigus võtta tagasi oma isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek.
Õigus nõusoleku tagasivõtmiseks
Kui te olete andud meile selgesõnalise nõusoleku oma andmete töötlemiseks, siis saate selle igal ajal tagasi võtta.
Õigus enda isikuandmetele ligipääsuks
HR Agency soovib, et andmesubjekt saaks täielikult aru sellest, kuidas HR Agency isikuandmeid kasutab. Andmesubjekt võib HR Agencyga igal aja võtta ühendust ning küsida, kuidas ettevõtte isikuandmeid töötleb.
Kui andmesubjekt soovib ligipääsu enda andmetele, siis tuleb saata HR Agencys andmekaitsega tegelevale inimesele kirjalik päring ja kinnitada oma isikusamasust.
Andmekaitse spetsialisti kontaktid leiate “Kellega küsimuste korral ühendust võtta?” peatükist.
Andmete ülekandmise õigus
Andmesubjektil on õigus saada teda puudutavaid isikuandmeid, mida ta on vastutavale töötlejale esitanud struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul ning õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale, ilma et vastutav töötleja, kellele kõnealused isikuandmed on esitatud, seda takistaks.
Õigus enda isikuandmete õigsusele
Andmesubjektil on õigus nõuda meilt meie juures hoitavates andmetes esinevate vigade parandamist. Lisaks on andmesubjektil õigus oma andmeid hoida kaasajastatuna, milleks tuleb HR Agencyle saata sellekohane teavitus.
Õigus nõuda andmete kustutamist
Andmesubjektil on õigus nõuda HR Agencylt oma andmete kustutamist. Seda õigust rakendatakse juhtudel, mis on sätestatud Isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 17 (EL) 2016/679.
Kui andmesubjekt soovib oma andmete kustutamist, esitatakse talle kaks võimalust. Esimene variant hõlmab endast täielikku andmete kustutamist kuid sel juhul võib värbaja võtta andmesubjektiga taas ühendust, kui tema andmed on jäänud värbajale silma (eeldusel, et andmesubjekt otsib aktiivselt tööd). Teine variant on säilitada andmesubjekti kohta keeld tema nimega, telefoninumbriga ja e-maili aadressiga üheks aastaks, mis tagab, et HR Agency ei võta temaga sellel perioodil enam ühendust. Kui andmesubjektile on mõlemad variandid välja pakutud kuid HR Agency ei saa vastust 10 tööpäeva jooksul, rakendatakse esimest varianti.
Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele
Andmesubjektil on õigus nõuda HR Agencylt isikuandmete töötlemise piiramist järgmistel juhtudel:
a) andmesubjekt vaidlustab isikuandmete õigsuse, ajaks, mis võimaldab vastutaval töötlejal isikuandmete õigsust kontrollida;
b) isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist, vaid kasutamise piiramist;
c) vastutav töötleja ei vaja isikuandmeid enam töötlemise eesmärkidel, kuid need on andmesubjektile vajalikud õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks,
d) andmesubjekt on esitanud isikuandmete töötlemise suhtes artikli 21 lõike 1 kohaselt vastuväite, ajaks, kuni kontrollitakse, kas vastutava töötleja õiguspärased põhjused kaaluvad üles andmesubjekti põhjused.
Õigus vaidlustada isikuandmete kasutamine meie poolt
Andmesubjektil on õigus vaidlustada isikuandmete kasutamine meie poolt juhtudel, kus me kasutame neid andmeid oma õiguslike huvide teostamiseks, kuid meil ei ole ülekaalukat õiguslikku alust teie isikuandmete kasutamise jätkamiseks;
või
igal ajal, kui me kasutame teie isikuandmeid uudiskirjade saatmiseks või otseturunduseks. Sellistel juhtudel lõpetatakse andmete kasutamine nendeks otstarveteks.
Kaebused
Kui andmesubjekt tunneb, et tema õigusi on isikuandmete töötlemisel rikutud, palume esmalt kirjalikult ühendust võtta HR Agency andmekaitsespetsialistiga. Kui oleme kätte saanud andmesubjekti kaebuse, vastame sellele mitte hiljem, kui 4 nädala jooksul, kus teavitame andmesubjekti kaebuse menetlemise protsessist ning seejärel nende tulemustest.
Kui menetluse tulemused andmesubjekti ei rahulda, on andmesubjektil võimalik esitada kaebus järelvalvet tegevale asutusesele Riiklikule Andmekaitseinspektsioonile www.aki.ee.
Kellega küsimuste korral ühendust võtta?
Kui teil on küsimusi seoses isikuandmete töötlemisega või soovite neid muuta või kustutada, siis palume teil võtta ühendust e-posti aadressil info@hragency.ee.
Küpsised
HR Agency kasutab oma kodulehel ja sotsiaalmeedias küpsiseid. Küpsiseid kasutatakse kasutajale teenuse pakkumiseks, kasutajakogemuse analüüsimiseks ja parendamiseks ning tulemuslikumaks turundamiseks. HR Agency veebilehte külastades on kasutajal võimalik nõustuda või mitte nõustuda küpsiste kasutamisega.
Küpsis on väikesemahuline tekstifail, mis salvestatakse kasutaja seadmesse. Küpsiseid kasutatakse statistiliste andmete kogumiseks jälgides kasutajate eelistust erinevate veebilehtede külastamisel. Seda informatsiooni kasutatakse veebilehe efektiivsuse mõõtmiseks ja parendamiseks ning turundustegevuste läbiviimiseks.
Küpsiste kasutamise piiramiseks saab kasutaja sätestada vastavad eelistused oma veebilehitseja sätetest. Google’i teenused (Google Analytics) võivad koguda andmeid kasutajate aktiivsuse kohta ka ilma küpsiseid loomata. Selleks, et Google Analytics ei saaks selliseid andmeid kasutada, tuleb paigaldada oma seadmesse Google Analyticsit blokeeriv plugina.
Küpsiste eemaldamine oma seadmest
Te saate kustutada teie seadmesse salvestatud küpsised kustutades oma brauseri sirvimisajaloo. See kõrvaldab kõik küpsised, mille olete kogunud külastatud veebisaitidelt.
Privaatsuspoliitika võimalikud muudatused
HR Agencyl on õigus käesolevaid põhimõtteid mistahes ajal ühepoolselt muuta, kui see on kooskõlas regulatiivsete õigusaktidega ning andes sellistest muudatustest Kandidaatidele teada veebilehel www.hragency.ee mitte hiljem kui kuu aja jooksul pärast muudatuste jõustumist.
